Käyttämään kerättyä arviointitietoa tulosten ja vaikutusten arvioinnissa.
Ymmärtämään, miten arvioinnissa kerättyä tietoa hyödynnetään oman toiminnan kehittämisessä.
Arviointitiedon tärkein käyttötarkoitus on oman järjestön kehittäminen. Sen lisäksi tietoa voi hyödyntää myös monella muulla tavalla, mm. tiedolla johtamisen työkaluna. Tässä koulutuksessa perehdyt arviointitiedon monipuolisiin käyttötarkoituksiin.
Tämä osio perustuu suurimmaksi osaksi Henna Harjun (Kuntoutussäätiö) Osaamiskeskus Kentaurin koulutusta varten laatimaan materiaaliin.
Johdanto
Arviointitiedolle on monta käyttötarkoitusta, joista tärkein on järjestön kehittäminen. Kehittämistyön lisäksi sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi toiminnan raportoinnissa ja markkinoinnissa. Mittaamista ja arviointia ei kuitenkaan koskaan tule tehdä turhaan.
Nykyään puhumme paljon tiedolla johtamisesta. Se tarkoittaa tietoista toimintamallia, jossa tietoa hyödynnetään ja analysoitua tietoa tuodaan osaksi päätöksentekoprosessia. Tiedolla johtaminen ja vaikuttaminen ovat tehokkainta silloin, kun ne yhdistetään hyvään toimintaympäristön tuntemukseen ja kokemusperäiseen tietoon.
Tieto ja ymmärrys toiminnasta ovat tärkeitä jo sinällään, mutta ne johtavat muihinkin hyötyihin:
Arviointitieto voi tuoda rohkeutta välttämättömiin uudistuksiin, ja sen avulla parannetaan toiminnan laatua. Se myös haastaa vanhoja käsityksiä.
Arviointitietoa voidaan hyödyntää henkilöstön ja vapaaehtoisten työn tukemisessa sekä motivoinnissa. Tiedon keruu mahdollistaa heidän kuulemisensa.
Kehittämisprojekteissa on tärkeä tarttua palautteeseen ja kehitysehdotuksiin vielä rohkeammin kuin vakiintuneessa toiminnassa, koska kokeileminen kuuluu projekteihin. Monesti myös palaute voi olla monimuotoisempaa projekteissa kuin vakiintuneessa toiminnassa.
Järjestöjen ei kannattaisi olettaa, että toiminnan tärkeyttä ymmärretään, jos siitä ei kerrota ulkomaailmalle. Rohkeasti toiminnasta ja sen tuloksista kertomalla voidaan luoda ymmärrystä ja oman järjestön brändiä. Arviointitieto on myös hyvä pohja nostaa toiminnan profiilia ja edistää yhteistyötä ja uusia kumppanuuksia.
Arviointitiedon systemaattinen hyödyntäminen järjestön toimintaa ohjaavien asiakirjojen laatimisessa auttaa pitämään järjestön toiminnan elävänä ja ketteränä.
Arviointitiedon hyödyntäminen järjestössä eri toimijaryhmien näkökulmasta
Järjestön luottamusjohto hyödyntää tietoa toiminnan toteutumisen valvonnassa, ohjauksessa ja talouden seurannassa. Koska se johtaa järjestöä tai yhdistystä kokonaisuutena, arviointitieto auttaa sitä toiminnan tarpeellisuuden ja hyödyn osoittamisessa sekä toimintasuositusten ja ohjeiden antamisessa. Tieto toimii luottamushenkilöitä sitouttavana voimana, koska toiminnasta koituu monenlaisia hyötyjä ja niiden näkyväksi tekeminen lujittaa toimijoiden sidettä järjestöön.
Järjestön johdon tulee kyetä luotettavasti kuvaamaan ja raportoimaan toiminnan yhteiskunnallisia vaikutuksia pitkällä aikavälillä. Johdon tehtävä on tiedon avulla toiminnan ja talouden kokonaisseuranta, päätöksenteon tuki, osaamisen johtaminen ja toiminnan ohjaus. Johto hyödyntää arviointitietoa myös silloin, kun tarvitaan muutosta tai korjaavia toimenpiteitä. Arviointitiedon hyödyntäminen vahvistaa osaamista sekä tukee ammatillista kehittymistä.
Järjestön työntekijät ovat avainasemassa tiedon keruussa ja mittaamisessa, ja he hyödyntävät arviointitietoa pitkälti samoihin tarkoituksiin kuin johto, erityisesti oman työnsä kannalta. Tieto tekee näkyväksi oman työn sekä koko järjestön onnistumista ja tuloksia. Arviointitieto mahdollistaa oman työn kehittämistä ja sen jäsentymisen osaksi järjestön kokonaisuutta. Se sitouttaa ja motivoi työntekijää samasta syystä kuin luottamusjohtoa tai vapaaehtoisia.
Vapaaehtoiselle ja jäsenelle arviointitieto luo merkityksellisyyden tunnetta ja auttaa hahmottamaan kunkin omaa osuutta ja osallistumista järjestön toimintaan. Vapaaehtoinen haluaa mukaan toimintaan, josta on aidosti hyötyä. Sen osoittaminen arviointitiedon avulla sitouttaa nykyisiä vapaaehtoisia ja auttaa hankkimaan uusia. Jäsenet saavat tuloksista kuullessaan syyn sitoutua järjestöön ja mahdollisesti jossain vaiheessa toimia vapaaehtoisena.
Kohderyhmiä, lahjoittajia ja yhteistyökumppaneita arviointitieto palvelee siten, että se auttaa heitä rakentamaan käsitystä järjestön toiminnan sisällöistä ja laadusta suhteessa omiin tarpeisiin sekä hahmottamaan syitä olla mukana toiminnassa osallistujana tai kumppanina. Tieto sitouttaa ja houkuttelee osallistumaan. Se auttaa myös varainkeruun suuntaamisessa ja rakentaa järjestön brändiä.
Rahoittajat (esim. STEA tai kunnat) tarvitsevat tietoa rahoitetun järjestön toiminnan tuloksellisuudesta ja kehittämistarpeista arvioidakseen toiminnan laatua suhteessa resursseihin. Samalla ne arvioivat sekä jatkorahoituksen tarvetta, suuntaavat rahoitusta ja kehittävät avustustoimintaa kokonaisuutena. Niiden tehtävänä on järjestöjen työn tulosten ja vaikutusten näkyväksi tekeminen yhteiskunnassa.
Järjestöjen tulisi miettiä myös imagoaan suuren yleisön keskuudessa. Arviointitieto rakentaa tätä, jos järjestöt pystyvät osoittamaan toimintansa hyötyjä. Se auttaa rakentamaan ymmärrystä työn merkityksestä ja löytämään järjestöjen tarjoamia palveluita. Lisäksi tieto lisää vapaaehtoistoiminnan houkuttelevuutta.
Sovella käytännössä
Osallista henkilöstöä, kohderyhmää ja vapaaehtoisia arviointiin. Se lisää läpinäkyvyyttä ja kuulluksi tulemisen tunnetta ja motivoi. Se auttaa myös näkökulmien laajentamisessa.
Kun hyödynnät arviointitietoa, tarkastele sitä, mikä palautteessa on tarkoituksenmukaista ja järjestön strategian suuntaista. Kaikkea saatua palautetta ei ole järkevää viedä toiminnan kehittämiseen. Harkitse ja suhteuta saatua palautetta järjestön ydintehtävään ja arvoihin.
Ole kuitenkin rehellinen. Kriittinen palaute on hyödyllistä ja myös heikommat tulokset tulee julkistaa.
Kerätystä tiedosta tulee olla aitoa hyötyä. Varmista, että kehittämiseen tarvittavat resurssit ja motivaatio löytyvät. Kehittämisen aikataulua tehdessä kannattaa olla kuitenkin armollinen – aikatauluja voi priorisoida ja porrastaa. Kehittämiskohteidenkin suhteen järjestössä voi olla teemavuosia.
Arviointi ei ole helppoa! Joskus kerätystä arviointitiedosta löytyy joukko hajanaisia havaintoja, joiden pohjalta on vaikea lähteä tekemään kehittämistyötä. Syy-seuraussuhteiden löytämisessä voi auttaa moninäkökulmaisuus tiedonkeruussa sekä keskustelu havainnoista asianosaisten kanssa. Joskus on paikallaan tehdä täydentävä tiedonkeruu.
Hyödynnä arviointitietoa:
Sisäinen kehittäminen:
toiminnan ja palveluiden laadun parantaminen
toiminnan ja palveluiden markkinointi
kehittämispäivät ja itsearviointipajat
vaikuttamistyö ja viestintä
Henkilöstön ja vapaaehtoisten tukeminen:
osaamisen kehittäminen
uusien työntekijöiden perehdytys
sisäinen työnjako ja resursointi
vapaaehtoisten rekrytointi, motivointi ja koulutus
Toiminnan suunnittelu ja raportointi:
rahoitushakemukset ja -raportoinnit
strategia- ja ennakointityö
toimintakertomus ja -suunnitelma
raportointi hallitukselle ja johtoryhmälle
Yhteistyön ja kumppanuuksien rakentaminen:
brändi- ja imagotyö
uusien kumppanuuksien luominen
yhteistyön laadun parantaminen
varainhankinnan suunnittelu ja toteutus
Järjestön tarina
Mannerheimin Lastensuojeluliitto ja vapaaehtoistoiminnan arviointi
“Mannerheimin Lastensuojeluliitto on avoin valtakunnallinen kansalaisjärjestö, joka edistää lasten, nuorten ja lapsiperheiden hyvinvointia ja osallisuutta. MLL on yhteisö, joka muodostuu keskusjärjestöstä, 10 piirijärjestöstä ja 537 paikallisyhdistyksestä. Vuosittain mukana on noin 30 000 vapaaehtoista.
Viime vuosien aikana olemme kehittäneet vapaaehtoistoiminnan seurantaa ja arviointia. Yhtenä esimerkkinä on paikallisen vapaaehtoistoiminnan ohjauksen ja toimintaedellytyksien tukemisen seuranta- ja arviointimalli, jonka tavoitteena oli löytää keskeiset mittarit toiminnan tuloksellisuuden todentamiseen sekä tapoja vastata vapaaehtoisten tarpeisiin. Arvioinnin kehittämisessä hyödynnettiin vaikutusketjumallia.
Ensimmäiseksi tarkastelimme koko toiminnan tarkoitusta eli miksi tuemme paikallista vapaaehtoistoimintaa ja mihin haluamme vaikuttaa. Tämän jälkeen määrittelimme tavoitteet eli mitä kaikella toiminnallamme haluamme saada aikaiseksi. Tavoitteiden laadinnassa keskityimme siihen, että tavoite on konkreettinen ja sitä voidaan oikeasti mitata. Seuraavaksi rajasimme keskeisimmät toiminnan kohderyhmät. Näitä olivat, mm. paikallisyhdistysten puheenjohtajat ja muut hallituksen jäsenet, perhekahvilaohjaajat ja viime kädessä alle kouluikäisten lasten perheet. Tämän jälkeen pohdimme vielä keskeisimmät toimenpiteet ja tuotokset eli mitä toimintaa ja toimenpiteitä meidän pitää tehdä tavoitteiden saavuttamiseksi.
Tämän jälkeen pääsimme tarkastelemaan, mitä tuloksia tekemällämme toiminnalla haluamme saavuttaa, miten niitä mitataan ja millaiseen tavoitetasoon pyrimme. Määrittelimme tuloksien seurantaan mittarit, joista osa on määrällisiä ja osa laadullisia. Joka vuosi päivitämme ja sovimme aikataulut, keräysmenetelmät ja vastuut tulosten seurantaan ja dokumentointiin. Tietoa kerätään suoraan vapaaehtoisilta ja perheiltä.
Toiminnan arviointia on tehty neljän vuoden ajan vaikutusketjumallilla eli pystymme nyt kertomaan paremmin toiminnan tuloksista ja tekemään vertailevaa arviointia vuosittain. Arviointi auttaa meitä paremmin vastaamaan vapaaehtoisten tarpeisiin ja näin edistämään sitä, että paikallinen vapaaehtoistoiminta jatkuu. Arvioinnin antia hyödynnämme kaikessa toiminnan kehittämisessä ja suuntaamisessa. Samalla se tuottaa toiminnan rahoittajalle tietoa toiminnan vaikutuksista ja merkityksestä. Ei myöskään sovi unohtaa sitä, että arviointi tuottaa roppakaupalla organisaation viestintään ja vaikuttamistyöhön ainesta. On hienoa kertoa toiminnasta, kun tiedonkeruu on fokusoitua ja se tukee tiedon hyödyntämistä laajasti.”
Tarja Satuli-Kukkonen Kehittämispäällikkö, Mannerheimin Lastensuojeluliitto
Pohdi ja opi
Mitä sinun järjestössäsi tehdään kerätylle tiedolle? Käsitelläänkö sitä yhdessä? Hyödynnetäänkö sitä markkinoinnissa?
Mikä motivoi sinua ja muita toimijoita järjestössäsi keräämään arviointitietoa?
Henna Harjun tuottaman aineiston lisäksi olemme hyödyntäneet tässä osiossa seuraavia aineistoja, joiden avulla voit syventää osaamistasi.
Visio, tavoite, toiminta, resurssit, tuotos, tulos ja vaikutus – mitä ihmettä! Vaikuttavuuden käsitteet tutustuttaa sinut arvioinnin sanastoon. Kun peruskäsitteet ovat hallussa, pääsee oman toiminnan ja sen arvioinnin suunnittelu käyntiin.
Hyvä tavoite on parhaimmillaan mittari jo itsessään! Tässä koulutuksessa opit muodostamaan selkeän ja mitattavan tavoitteen. Koulutus tutustuttaa myös erilaisiin mittareihin ja auttaa valitsemaan omaan työhön sopivat.
Miten tietoa kannattaa kerätä ja säilyttää? Entä mitä kaikkea on syytä ottaa huomioon, kun analysoit kerättyä tietoa? Koulutuksessa perehdytään arviointikokonaisuuden suunnittelemiseen ja käydään läpi analysoimisen perusteet.
Arviointitiedon tärkein käyttötarkoitus on oman järjestön kehittäminen. Sen lisäksi tietoa voi hyödyntää myös monella muulla tavalla, mm. tiedolla johtamisen työkaluna. Koulutuksessa perehdytään arviointitiedon monipuolisiin käyttötarkoituksiin.
Tietoa toiminnan tuloksista kaipaavat kaikki rahoittajista tuleviin vapaaehtoisiin. Millä kaikilla tavoilla oman työn tuloksista voi kertoa? Ota haltuun vaikuttavan viestinnän perusteet.
Arvioinnissa johtamisen ja koordinoimisen rooli on suuri. Miten arviointiin osallistetaan koko yhteisö? Koulutuksessa käydään läpi vaikuttavuusarvioinnin toteuttamista omassa järjestössä.
Järjestökoulutuksen keskeinen tulos on oppiminen. Syntyneen oppimisen lisäksi voidaan arvioida monia muitakin koulutuksen osa-alueita. Miten voimme saada tietoa oppimisen vaikutuksista? Perehdy järjestökoulutuksen arvioinnin perusteisiin.
Miten arviointi, ennakointi ja tulevaisuustyö liittyvät toisiinsa? Arvioinnin avulla voidaan pohtia mm sitä, ovatko tulokset kestävällä pohjalla ja palvelevatko ne järjestöä vielä vuosien päästä. Toisaalta ennakoinnin tuloksia voidaan hyödyntää tavoitteiden ja mittarien asettamisessa. Koulutus tutkii tätä yhteyttä.