Tunnistamaan ja käyttämään vaikuttavuuden käsitteitä.
Suhteuttamaan omaa ja järjestön toimintaa vaikuttavuusketjun käsitteeseen.
Soveltamaan vaikuttavuuden käsitteitä ja hyödyntämään niitä työssäsi.
Vaikuttavuudesta ja arvioinnista puhutaan koko ajan enemmän, mutta mistä niissä on kysymys? Mitä arvioinnista pitää tietää ja mitä kaikkea siihen kuuluu? Koulutus käy läpi vaikuttavuuteen ja arviointiin liittyvät peruskäsitteet ja tutustuttaavaikuttavuusketjuun. Arviointi kuuluu kaikille järjestöissä toimiville ihmisille. Alkuun pääset ottamalla peruskäsitteet haltuun!
Johdanto
Mikäpä järjestö ei haluaisi, että sen toiminnasta on iloa ja hyötyä kaikille, joita se koskettaa. Ovathan järjestöt olemassa muutosta varten! Oli kyse sitten koripallosta, edunvalvonnasta tai ympäristönsuojelusta, järjestöillä on aina tarve muuttaa maailmaa ympärillään. Puhumme muutoksesta sanoilla tulos, vaikutus ja vaikuttavuus. Mitä niillä tarkoitetaan? Sen opit tässä koulutuksessa.
Puhumme tuloksesta, kun vertaamme toiminnasta nopeasti syntyvää muutosta suunnitelmaamme (esim. ”85 % koulutukseen osallistuneista kertoi saaneensa koulutuksesta uusia taitoja”). Vaikutuksista taas on kyse, kun tulokset ovat pysyvämpiä (esim. ”63 % koulutetusta oli kuuden kuukauden jälkeen työllistynyt”). Vaikuttavuus on tästä askel ylöspäin. Sillä tarkoitetaan muutoksia itse ilmiössä, johon järjestö haluaa vaikuttaa (esim. ”nuorisotyöttömyyden vähentäminen”).
Järjestö ei yleensä yksin kykene saamaan aikaan vaikuttavuutta, mutta tuloksia ja vaikutuksia kyllä. Ilmiötä voikin ajatella isona palapelinä, jonka kuvaan monet toimijat vaikuttavat. Samaan suuntaan tähtääviä toimenpiteitä voi olla esimerkiksi viranomaisilla, sote-alueilla, kunnilla tai yksityisen sektorinkin toimijoilla. Myös moni järjestö työskentelee omasta näkökulmastaan saman ilmiön parissa. Vaikuttavuus vaatii yleensä myös sitä, että ympäristö, jossa järjestö toimii, muuttuu: esim. työllisyyskokeiluista esiin noussut rahoitusidea vakiintuu käyttöön tai lainsäädäntö muuttuu. Järjestössä tulisikin pohtia, millaisen palan he voivat tuoda palapeliin: Millaista muutosta pystytään saamaan aikaan esim. yksilön hyvinvointiin tietyllä aikajaksolla ja käytössä olevilla resursseilla?
Vaikuttavuusketju tutuksi
Vaikuttavuusketju on Hyvän mitta -hankkeessa kehitetty vaikuttavuusmalli, jota hyödynnetään monessa järjestössä ja organisaatiossa. Sen avulla toiminta voidaan nähdä kehänä, jossa lähdetään liikkeelle toiminnan tarpeesta. Toiminnasta nousee lopulta aina esiin uusia tarpeita, jolloin siirrytään lopuksi seuraavaan toimintasykliin.
Vaikuttavuusketju havainnollistaa sen, missä kohtaa toimintaa kuhunkin asiaan tulisi kiinnittää huomiota. Sitä voi soveltaa yksittäiseen toimintoon kuten hankkeeseen tai järjestön koulutustoimintaan, tai koko toiminnan vaikutusketjujen selventämiseen.
Vaikuttavuusketjussa kaikki vaiheet liittyvät toisiinsa, vaikka ne eivät ajallisesti osu aina yhteen:
Tarve, visio ja vaikuttavuus ovat sitä, mitä toiminnalla halutaan.
Toiminta ja resurssit vastaavat kysymykseen mitä tehdään.
Tavoitteet ja tulokset ovat yhteydessä toisiinsa vastaten kysymykseen mitä mitataan.
on tavoitteellinen ihannetila, johon halutaan päästä. Järjestöllä voi olla toimintaansa kuvaileva visio, joka yleensä liittyy sen strategiaan. Lisäksi moni hankkeita rahoittava taho toivoo, että myös hankkeelle asetetaan ”korkeamman tason tavoite” eli visio. Visio on laajempi hyöty, johon järjestö tai yhdistys pyrkii pitkällä aikavälillä. Se on hyvä sanoittaa innostavaan sävyyn, koska sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi vapaaehtoisten johtamisessa ja motivoinnissa.
Esim.”Vuonna 2030 jokaisella nuorella on harrastus.”
on konkreettinen muutos, joka halutaan nähdä kohderyhmän elämässä. Se kirjataan ”arkisemmalla” kielellä kuin visio. Mieti seuraavaa, kun määrittelet tavoitteita:
Kuka on kohderyhmäsi?
Kuinka konkreettisesti pystyt sanallistamaan muutoksen?
Missä ajassa muutoksen pitäisi toteutua?
Mistä tiedätte, että muutos on tapahtunut?
Miten muutosta voidaan mitata?
POHDI: Ovatko tavoitteemme selviä kaikille niille, jotka toimivat meidän järjestössämme?
mahdollistavat ja määrittävät toiminnan. Resurssi tarkoittaa esimerkiksi ihmisten aikaa ja osaamista, rahaa ja välineitä. Myös verkosto on järjestön resurssi. Samaan tapaan järjestö on resurssi verkostolleen. Tavoitteet ja toiminta tulee sovittaa yhteen käytettävissä olevien resurssien mukaan.
vie kohti haluttuja tavoitteita. Toimintaon konkreettisia tekoja, joilla tavoitteet saavutetaan. Toimintaa on esimerkiksi uutiskirjeen laatiminen ja vertaistukiryhmän tai kerhon vetäminen. Toiminta ei itsessään ole arvioinnin kohde, vaan aikaansaadut tulokset.
on jokinkonkreettinen kokonaisuus, joka syntyy toiminnassa. Se voi olla esimerkiksitoimintaryhmän malli, leiri ohjelmineen ja toimintoineen tai koulutuskokonaisuus, joka mahdollistaa tavoitteiden saavuttamisen. Tuotos ei kuitenkaan itsessään voi olla tavoite. Tuotos on se asia, joka mahdollistaa tavoitteen täyttymisen.
on välitön muutos, joka tapahtuu kohderyhmässä. Tulos saadaan aikaan toiminnalla. Yleensä tarkastelemme tätä suhteessa tavoitteeseen. Tulos voi olla esimerkiksi kokemus siitä, että kurssilla on opittu asioita, joita voi hyödyntää vapaaehtoistehtävässä.
Tuloksia voi tuoda esiin:
Seurannalla eli keräämällä tietoa toiminnasta ja raportoimalla siitä.
Mittareilla eli havainnoinnin kohteilla, jotka kertovat, saavutettiinko tavoite. Mittari voi olla myös kysymys, jolla tätä seurataan (esim. koulutuksen jälkeen ”oletko työllistynyt?”). Tällöin tavoite voi sisältää myös mittarin: ”Tavoitteena on, että 75 % kurssilaisista työllistyy.” Mittareista on tässä aineistossa oma lukunsa.
Arvioinnilla eli käyttämällä kerättyä tietoa siihen, että analysoidaan, saavutettiinko tavoitteet vai ei. Jos ei, niin miksi? Arviointi tukee samalla vaikuttavuuden osoittamista.
on pitkäkestoisempi muutos kuin tulos, ja on yleensä laajempi. Se voi olla esimerkiksi sitä, että kurssilla saatu oppi vaikuttaa pitemmällä tähtäimellä hyvinvointiin, tai että kurssin käynyt henkilö työllistyy.
Toiminnan vaikutus voi olla joko positiivinen tai negatiivinen. Voi olla, että vaikutuksia on muitakin kuin ne, joita tavoiteltiin. Voi myös olla, että jotkut vaikutukset ovat sellaisia, että oma roolimme oli vähäisempi kuin ajattelimme. Arvioinnin avulla voidaan saada tietoa myös vaikutuksista etenkin jälkiarvioinnin avulla. On tärkeää olla rehellinen vaikutuksia arvioitaessa.
tarkoitetaan muutosta siinä ilmiössä, johon halutaan vaikuttaa. Ilmiö voi olla vaikkapa nuorten hyvinvointi tai luontokadon estäminen. Vaikuttavuus on luonteeltaan pitkäkestoista, eikä se aina näy välittömästi.
Vaikuttavuus vaatii muutosta kohderyhmän lisäksi yhteiskuntaa ylläpitävissä rakenteissa, esimerkiksi sote- tai työllisyyspalveluissa. Yhdistys voi toiminnallaan edistää vaikuttavuuden syntymistä, mutta se ei yksin saa niin suurta muutosta aikaan. Se ei myöskään voi todentaa vaikuttavuutta.
Sovella käytännössä
Kun suunnittelet toimintaa, suunnittele sitä keinona päästä tavoitteeseen, eikä vain tavoitteena itsenään. Yritä katsoa ikään kuin toiminnan ”yli”: Mitä hyvää siitä oletetaan seuraavan? Mitä hyvää haluaisit siitä seuraavan? Miten voisit tämän sanoittaa?
EI: ”Tavoitteena on järjestää 10 tilaisuutta nuorille.” VAAN: ”Tavoitteena on ymmärtää nuoren itsetunnon rakentumista ja osallistaa nuoria. Tavoitteen saavuttamiseksi järjestetään 10 tilaisuutta, joissa kokeillaan erilaisia harjoitteita ja arvioidaan niiden toimivuutta. Tuloksena 75 % mukana olevista nuorista kokee itsetuntonsa parantuneen.”
Voit ottaa työsi tueksi vaikuttavuusketjun. Mieti seuraavia asioita yhtä aikaa:
Tarve, visio ja vaikuttavuus ovat sitä, mitä toiminnalla halutaan. Mieti tässä kohtaa järjestösi toiminta-ajatusta eli sitä, miksi olette olemassa.
Kaikki järjestöt on perustettu muutoksen takia. Visio on ylätason tavoite, jolla ihmisille luodaan kuva siitä, mitä hyvää varten järjestönne on olemassa. Kuvaile tällä tasolla muutosta innostavalla ja retorisella tavalla. Mieti tarvetta, kun laadit visiota: Mihin järjestösi haluaa vaikuttaa sekä kohderyhmän keskuudessa että ilmiön tasolla?
Toiminta ja resurssit vastaavat kysymykseen mitä tehdään. Toiminta on keino saavuttaa tavoitteet.
Kiinnitä huomiota myös toimenpiteisiin suunnittelussa, vaikka ne ovatkin lähinnä väline tavoitteisiin pääsemiselle. Valitse toimenpiteet niin, että ne toimivat kohderyhmän kanssa, tai niin, että niillä arvioidaan olevan mahdollisuus tuoda jotain uutta tavoitteisiin pääsemiseksi. Esimerkiksi jos suunnittelet järjestössä vapaaehtoisten kouluttamista tavoitteena saada tiettyyn tehtävään 25 uutta vapaaehtoista, pohdi, millaiseen koulutukseen ihmisiä oikeasti saadaan ja miten he oppivat. Esimerkiksi pitkäkestoinen koulutus ei nykyisellään vedä. Mieti myös tapoja sitouttaa osallistujat koulutuksen jälkeen, jotta he myös jäävät toimimaan.
Varmista, että toiminnan laajuus ja käytössä olevat resurssit vastaavat toisiaan. Kärjistäen voisi sanoa, että vapaaehtoisvoimin pienellä budjetilla toimiva yhdistys ei voi tarjota kaikille kunnan nuorille työnhakukoulutusta, ellei se saa suurta rahoitusta (jolloin sen tulee palkata työvoimaa) tai keksi aivan uutta tapaa organisoida itseopiskelua. Tämä vaatii koko järjestöltä kykyä määritellä kulloinenkin kohderyhmä ja rajata toimintaa.
Tavoitteet ja tulokset ovat yhteydessä toisiinsa vastaten kysymykseen mitä mitataan. Toiminta on matka kohti tavoitteiden saavuttamista.
Ennakoi tavoitteita asettaessasi resurssit, joiden varassa toimintaa tehdään. Mieti seuraavia asioita: Millainen tavoite on riittävän haastava, jotta sen saavuttaminen vaatii ponnisteluja, mutta ei niin haastava, että se on mahdotonta saavuttaa? Millainen tavoite kuvaa onnistumista? Mistä tiedät, milloin olette onnistuneet?
Valitse tarpeeksi selkeät ja mitattavat tavoitteet. Mieti kullekin maksimissaan kolme mittaria. Kehittämistyösi tueksi tarvitset sekä määrällistä että laadullista arviointitietoa.
Saat lisää tietoa monista tässä luvussa nousseista aiheista toisaalla tässä aineistossa.
Järjestön tarina
Suomen Pelastusalan Keskusjärjestö SPEK ja vaikuttavuusketju
”Toiminnan arviointi on tullut vahvasti mukaan toimintaamme, sillä joudumme raportoimaan toimintamme vaikuttavuutta yhä tarkemmin rahoittajillemme. Toisaalta toiminnan vaikuttavuuden arviointi auttaa kehittämään työtämme, jotta osaamme keskittyä juurikin oikeisiin asioihin. Olemme panostaneet myös tämän aiheen osaamisen lisäämiseen, ja SPEKin palokuntapalveluista on kaksi henkilöä osallistunut “Toiminnan vaikuttavuuden arviointi- kurssille”. Heidän on tarkoitus jakaa uutta osaamistaan myös muille asiasta kiinnostuneille SPEKin sisällä.
Vaikuttavuusketjut ovat auttaneet hahmottamaan paremmin koko prosessia tavoitteiden saavuttamisessa ja sen vaatimia resursseja. Asiat kun yleensä vaikuttavat myös toinen toiseensa, niin on tärkeää pystyä hahmottamaan mitä kaikkea se vaatii, että pystymme saavuttamaan asetetun tavoitteen. Tarkoitti se sitten rahaa, henkilöstöä, tiloja tai muita resursseja.”
Niko Ara
Kehittämispäällikkö, SPEK
Pohdi ja opi
Millainen on järjestösi toiminta-ajatus ja visio? Ovatko ne muuttuneet vuosien varrella? Millaisen toiminnan arvelet vievän järjestösi kohti vision tavoittamista nyt ja vielä viiden vuoden päästä?
Palaa vaikuttavuusketjuun. Valitse yksi toiminto järjestöstäsi tai yhdistyksestäsi ja kuvaile se ketjua hyödyntämällä. Millainen on johtotähtenne? Mitä tavoitteita siitä voi johtaa? Miten niitä mitataan? Voit hyödyntää vaikuttavuusketjua läpi tämän verkkoaineiston.
Olemme hyödyntäneet tässä osiossa seuraavia aineistoja, joiden avulla voit syventää osaamistasi.
Visio, tavoite, toiminta, resurssit, tuotos, tulos ja vaikutus – mitä ihmettä! Vaikuttavuuden käsitteet tutustuttaa sinut arvioinnin sanastoon. Kun peruskäsitteet ovat hallussa, pääsee oman toiminnan ja sen arvioinnin suunnittelu käyntiin.
Hyvä tavoite on parhaimmillaan mittari jo itsessään! Tässä koulutuksessa opit muodostamaan selkeän ja mitattavan tavoitteen. Koulutus tutustuttaa myös erilaisiin mittareihin ja auttaa valitsemaan omaan työhön sopivat.
Miten tietoa kannattaa kerätä ja säilyttää? Entä mitä kaikkea on syytä ottaa huomioon, kun analysoit kerättyä tietoa? Koulutuksessa perehdytään arviointikokonaisuuden suunnittelemiseen ja käydään läpi analysoimisen perusteet.
Arviointitiedon tärkein käyttötarkoitus on oman järjestön kehittäminen. Sen lisäksi tietoa voi hyödyntää myös monella muulla tavalla, mm. tiedolla johtamisen työkaluna. Koulutuksessa perehdytään arviointitiedon monipuolisiin käyttötarkoituksiin.
Tietoa toiminnan tuloksista kaipaavat kaikki rahoittajista tuleviin vapaaehtoisiin. Millä kaikilla tavoilla oman työn tuloksista voi kertoa? Ota haltuun vaikuttavan viestinnän perusteet.
Arvioinnissa johtamisen ja koordinoimisen rooli on suuri. Miten arviointiin osallistetaan koko yhteisö? Koulutuksessa käydään läpi vaikuttavuusarvioinnin toteuttamista omassa järjestössä.
Järjestökoulutuksen keskeinen tulos on oppiminen. Syntyneen oppimisen lisäksi voidaan arvioida monia muitakin koulutuksen osa-alueita. Miten voimme saada tietoa oppimisen vaikutuksista? Perehdy järjestökoulutuksen arvioinnin perusteisiin.
Miten arviointi, ennakointi ja tulevaisuustyö liittyvät toisiinsa? Arvioinnin avulla voidaan pohtia mm sitä, ovatko tulokset kestävällä pohjalla ja palvelevatko ne järjestöä vielä vuosien päästä. Toisaalta ennakoinnin tuloksia voidaan hyödyntää tavoitteiden ja mittarien asettamisessa. Koulutus tutkii tätä yhteyttä.