Suunnittelemaan viestintää oman organisaation toiminnan vaikuttavuudesta.
Vertailemaan eri kohderyhmien tarvitsemaa tietoa.
Suhteuttamaan omaa viestiä kohderyhmän ja kanavan mukaan.
Teemme tärkeää työtä ja saamme paljon hyvää aikaan! Mutta miten viestiä siitä muille? Tietoa toiminnan tuloksista kaipaavat kaikki vapaaehtoisista tuleviin jäseniin, rahoittajista omiin työntekijöihin. Koulutus käy läpi kohderyhmämäärittelyä, viestinnän sisältöjä ja keinoja sekä viestinnän arvioimista.
Tämä osa vaikuttavasti-käsikirjasta perustuu suurimmaksi osaksi Noora Jokisen (Noon kollektiivi) Nuorisoalan Osaamiskeskus Kentaurin vaikuttavuuskoulutusta varten tuottamaan koulutusmateriaaliin.
Johdanto
Viestintä on olennainen osa vaikuttavuustyötä järjestössä. Sen avulla työsi merkitys tulee näkyväksi ja sen tarpeellisuutta ymmärretään paremmin. Viestintä tekee näkyväksi yhteisösi osaamista ja työn laatua.
Viestintää ei tehdä vain esimerkiksi rahoittajaa varten. Se vahvistaa kumppanien, rahoittajien, jäsenten, vapaaehtoisten ja muiden tärkeiden sidosryhmien halua olla mukana työssänne ja sitoutua siihen. Päätöksentekijät ja vaikuttajat kuitenkin ymmärtävät hyvin kohdennetun viestinnän avulla aikaisempaa paremmin, miten työkenttäsi ongelmia voidaan ratkaista ja mitä ratkaisemiseen tarvitaan.
Vaikuttavuusviestinnälle on käyttöä myös järjestön sisällä. Se auttaa kiteyttämään ja kirkastamaan työn vaikutuksia omalle porukalle – silloin jokaisen on entistä helpompaa kertoa siitä eteenpäin! Uusien vapaaehtoisten rekrytoinnissa tämä on tärkeää. Ihmiset haluavat liittyä toimintaan, jossa voi saada aikaan jotain hyvää.
Vaikuttavuusketjun osana vaikuttavuusviestintä ajoittuu erityisesti tuloksista kertomisen kohdalle, mutta se kulkee mukana läpi toimenpidevaiheen, ja sille on osoitettava tarpeelliset resurssit ja se on suunniteltava kunnolla.
Vaikuttavuusviestinnän ytimessä
Kun lähdette suunnittelemaan toimintaan, tai esimerkiksi hankkeen tuloksiin liittyvää viestintää, on syytä palata viestinnän perusasioiden äärelle ja vastata neljään kysymykseen: Miksi, kenelle, mitä ja miten?
Miksi teille on tärkeää kertoa työnne tuloksista ja vaikuttavuudesta?
Mitä vaikutuksia tavoittelette tällä viestinnällä? Mikä siis on toisin, kun olette onnistuneet viestinnässä?
Mistä tiedätte viestinnän onnistuneen? Miten arvioitte vaikuttamisviestinnän onnistumista?
Kirjoita tavoite itsellesi auki selkeään ja ymmärrettävään muotoon. Myös viestinnässä pätee ajatus siitä, että hyvä tavoite on mitattavissa.
Kenelle työnne tuloksista ja vaikuttavuudesta on tärkeää kertoa?
Listaa mahdolliset kohderyhmät. Valitse 1–3 tärkeintä kohderyhmää, joihin keskityt. Älä yritä viestiä kaikille mahdollisille tahoille samaan aikaan ja samoilla keinoilla. Kohderyhmän tuntemus on vaikuttavuusviestinnässäkin tärkeintä.
Pyri rajaamaan tärkeimmät kohderyhmäsi mahdollisimman tarkasti. Keitä kaikkia esim. ryhmä ”päättäjät” teidän työnne kohdalla sisällään? Listaa ja nimeä!
Kun haluat viestiä ”suurelle yleisölle”, mieti vielä, voiko sitäkin rajata ja viestiä kohdentaa laajan yleisön sisällä. Hyvin laajan yleisön tavoittaminen on vaikeaa ja nielee paljon resursseja, ja hyvin epämääräiselle joukkiolle suunnattu viesti ei välttämättä ole tehokas.
Millaista tietoa teillä jo on tai millaista tietoa pystytte tuottamaantyönne tuloksista ja pidemmän aikavälinvaikuttavuudesta?Hyödynnä työn arviointia ja seurantaavarten kerätty data, kyselyt ja haastattelut!
Mitä vaikuttavuusviestintänne tärkeimmätkohderyhmät jo tietävät työstänne? Mitä he eivät tiedätai mistä on ehkä vääriä käsityksiä/mielikuvia?
Mitä asioita työnne tuloksista on tärkeää kertoa? Mitäasioita kertomalla asettamanne tavoite toteutuuparhaiten?
Mikä voisi olla vaikuttavuusviestintänneydinviesti?Valitse niitä 1–3 kerralla. Älä yritä kertoa kerralla kaikesta, tai et saa viestiäsi perille.
Mikä olikaan tärkein viestisi ja kenelle sen suuntaat?
Millaisia tunteita/reaktioita haluat herättää vastaanottajassa? Millaisella materiaalilla se onnistuisi parhaiten?
Millaista tietoaineistoa teillä on käytettävissä? (Esim. data, kyselytulokset, haastatteluaineistot) Millaista materiaalia niistä voisi parhaimmillaan syntyä?
Millaiset resurssit (aika, raha, osaamiset) materiaalituotantoon on käytettävissä? Miten tavoitatte vastaanottajan materiaalin äärelle? Missä tilanteissa/välineissä/kanavissa sitä voitaisiin käyttää tai sille olisi selkein tarve?
Miten tavoitatte näitä ryhmiä tällä hetkellä? Toimivatko samat kanavat vai tarvitaanko uusia? Mitä kanavia yhteisösi jo käyttää muussa viestinnässä? Seuraavatko vaikuttavuusviestinnän kohderyhmät näitä – vai eivät?
Mikä on paras ajankohta viestin levittämiseen?
Sovella käytännössä
Laadi hankkeellesi tai muulle toiminnalle viestintäsuunnitelma, jossa on kirjoitettu auki vastaukset yllä oleviin kysymyksiin, ja josta tulee ilmi laadittu työnjako. Jos teet vaikuttavuusviestintää esimerkiksi hankkeessa, ota huomioon rahoittajan vaatimukset esimerkiksi hankeohjelman logon käytöstä, sekä oman järjestösi yleinen viestintäohje. Pienilläkin resursseilla voi saada aikaan vaikuttavaa viestintää, mutta se vaatii hyvää suunnittelua.
Millaista on kiinnostava vaikuttavuusviestinnän materiaali? Kokeile vaikkapa näitä:
Infografiikka. Hyödynnä isoja tai pieniä graafeja somessa, diaesityksissä tai printtinä. Alkuun pääset erilaisilla verkosta löytyvillä maksuttomillakin ohjelmistoilla.
Diaesitys. Hyödynnä näitä tapaamisissa ja tausta-aineistona.
Henkilötarina/haastattelu. Tarinallistaminen on viime vuosina ollut tärkeä osa vaikuttavuusviestintää. Näitä voit esittää teksti- tai videomuodossa. Hyödynnä somessa, verkossa ja printtituotteissa.
Video. Hyödynnä tapaamisissa, somessa, verkossa ja tilaisuuksissa/tapahtumissa.
Sitaatit tai lyhyet kokemustarinat. Hyödynnä somessa, diaesityksissä, esitteissä, verkkosivuilla…
Esite/pieni julkaisu työn vaikutuksista ja toimintalogiikasta. Hyödynnä tapaamisissa, tilaisuuksissa ja tapahtumissa. Postita vastaanottajille.
Viestinnän tulosten mittaaminen on olennainen osa viestintää. Esimerkiksi hankkeissa viestinnälle on usein asetettu omiakin tavoitteita. Mieti viestinnän tavoitteet ja mittarit kuntoon jo suunnitteluvaiheessa!
Miten mittaat viestinnän onnistumista?
Digitaalisista kanavista on nykyään helppo saada paljon dataa viestin tavoittavuudesta ja yleisön koosta. Mieti kuitenkin sitä, minne kaikkialle käyttämäsi seurannan työkalut jakavat käyttäjistä ja seuraajista kerättyä tietoa ja tietosuoja-asioita.
Pohdi ensin huolellisesti, mistä numerot kertovat ja valitse sellaiset mittarit, jotka mittaavat oikeasti viestintäsi tavoitteiden toteutumista. Kuten kaikessa arvioinnissa, kerää vain olennaista tietoa, joka kuvaa muutosta.
Aloita kysymällä itseltäsi: mistä tiedämme, että vaikuttavuusviestintämme on onnistunut? Mitä muutoksia viestinnän pitäisi tuottaa? Miten voimme saada siitä tietoa?
Usein pelkkä numerotieto ei riitä kertomaan viestinnän onnistumisesta. Muista myös laadullinen tiedonkeruu – eli kysy suoraan kohderyhmiltäsi. Tässä voit hyödyntää ryhmähaastatteluja, kyselyitä, palautekeskusteluja ja muita keinoja.
Pysähdy mittareiden ääreen säännöllisesti, niin tiedät, miten homma sujuu. Hyödynnä keräämäsi tieto viestinnän ja muun toiminnan kehittämisessä.
Viestinnän mittaaminen tuo tietoa onnistumisista. Muista kiittää ja kehua!
Kyseessä ei siis ole Inton oman toiminnan arviointi, vaan nimenomaan kentän ammattilaisten työhön keskittyvä prosessi. Sovarin avulla osoitamme etsivän nuorisotyön ja työpajatoiminnan inhimillisiä ja yhteiskunnallisia vaikutuksia. Tiedontuotanto perustuu vahvaan yhteistyöhön Inton työntekijöiden, alueellisten koordinaattoreiden, AVI:en ja paikallistason työntekijöiden välillä. Joka vuosi Sovari-vastauksista koostetaan myös valtakunnalliset raportit ja infograafit etsivän nuorisotyön ja työpajatoiminnan sekä Inton vaikuttamistyön tueksi.
Sovari-tulokset ovat vaikutus- ja vaikuttavuusviestinnän kannalta erittäin hyödyllisiä. Niistä viestimällä lisäämme päättäjien, rahoittajien ja yhteistyöverkostojen tietämystä etsivästä nuorisotyöstä ja työpajatoiminnasta. Päättäjien tietoisuus näiden palvelujen vaikuttavuudesta varmistaa osaltaan sitä, että toiminnalle löytyy tarvittavat resurssit ja toimintaedellytykset.
Inton strategia vaikuttavuusviestinnässä on kolmitahoinen. Tuotamme valtakunnalliset Sovari-koosteet ja infograafit, joista viestimme omissa kanavissamme. Esimerkiksi tänä syksynä vaikuttavuusluvuista kertovista infograafeista on palasteltu sosiaaliseen mediaan nostoja.
Samalla kentän toimijat saavat omat Sovari-tuloksensa käyttöönsä ja autamme heitä viestimään etsivästä nuorisotyöstä ja työpajatoiminnasta omissa verkostoissaan. Osana tätä työtä olemme kehittäneet infograafi-pohjat, joihin paikalliset toimijat voivat tiivistää ja esittää tuloksiaan. Kannustamme ja ohjaamme paikallisia toimijoita myös some-viestintään.
Kolmantena merkittävänä kärkenä on suoraan viranomaisille ja päättäjille lähtevä vaikuttavuustieto. Inton vaikuttamisviestintä perustuu vaikuttavuudesta viestimiseen: tuotamme päätöksenteon tueksi luotettavaa ja vertailukelpoista dataa siitä, millaisia sosiaalisen vahvistumisen kokemuksia nuoret ja aikuiset ovat saaneet palvelujaksonsa aikana.”
Riitta Kinnunen
Vaikuttavuuden asiantuntija, Into ry
Annemari Kivivuori
Viestintäpäällikkö, Into ry
Pohdi ja opi
Keille suuntaat viestintää? Ovatko ryhmät joka toiminnossa samoja, vai pitäisikö niitä rajata toiminnoittain? Voisiko teillä kohdentaa viestiä aiempaa paremmin?
Millä resursseilla teette hankeviestintää? Voitteko hyödyntää esimerkiksi verkostojanne lisäresurssina?
Noora Jokisen aineiston lisäksi olemme hyödyntäneet tässä osiossa seuraavia aineistoja, joiden avulla voit syventää osaamistasi.
Visio, tavoite, toiminta, resurssit, tuotos, tulos ja vaikutus – mitä ihmettä! Vaikuttavuuden käsitteet tutustuttaa sinut arvioinnin sanastoon. Kun peruskäsitteet ovat hallussa, pääsee oman toiminnan ja sen arvioinnin suunnittelu käyntiin.
Hyvä tavoite on parhaimmillaan mittari jo itsessään! Tässä koulutuksessa opit muodostamaan selkeän ja mitattavan tavoitteen. Koulutus tutustuttaa myös erilaisiin mittareihin ja auttaa valitsemaan omaan työhön sopivat.
Miten tietoa kannattaa kerätä ja säilyttää? Entä mitä kaikkea on syytä ottaa huomioon, kun analysoit kerättyä tietoa? Koulutuksessa perehdytään arviointikokonaisuuden suunnittelemiseen ja käydään läpi analysoimisen perusteet.
Arviointitiedon tärkein käyttötarkoitus on oman järjestön kehittäminen. Sen lisäksi tietoa voi hyödyntää myös monella muulla tavalla, mm. tiedolla johtamisen työkaluna. Koulutuksessa perehdytään arviointitiedon monipuolisiin käyttötarkoituksiin.
Tietoa toiminnan tuloksista kaipaavat kaikki rahoittajista tuleviin vapaaehtoisiin. Millä kaikilla tavoilla oman työn tuloksista voi kertoa? Ota haltuun vaikuttavan viestinnän perusteet.
Arvioinnissa johtamisen ja koordinoimisen rooli on suuri. Miten arviointiin osallistetaan koko yhteisö? Koulutuksessa käydään läpi vaikuttavuusarvioinnin toteuttamista omassa järjestössä.
Järjestökoulutuksen keskeinen tulos on oppiminen. Syntyneen oppimisen lisäksi voidaan arvioida monia muitakin koulutuksen osa-alueita. Miten voimme saada tietoa oppimisen vaikutuksista? Perehdy järjestökoulutuksen arvioinnin perusteisiin.
Miten arviointi, ennakointi ja tulevaisuustyö liittyvät toisiinsa? Arvioinnin avulla voidaan pohtia mm sitä, ovatko tulokset kestävällä pohjalla ja palvelevatko ne järjestöä vielä vuosien päästä. Toisaalta ennakoinnin tuloksia voidaan hyödyntää tavoitteiden ja mittarien asettamisessa. Koulutus tutkii tätä yhteyttä.